Project Management e pratiche di comunicazione efficace (1/2)

Il 90% del tempo di un Project Manager (PM) è dedicato alla comunicazione. Una gestione efficace del progetto non richiede solo competenze tecniche e organizzative, ma la capacità di comunicare in modo chiaro, trasparente e tempestivo con tutti gli stakeholder e gli attori coinvolti, sia sul fronte interno che esterno. Il progetto si nutre di idee, informazioni e relazioni, che il PM deve orchestrare in ogni fase del suo ciclo di vita.

In primis, il PM deve assicurare che tutti i membri del team e gli stakeholder siano allineati agli obiettivi del progetto, affinché ciascuno comprenda scopo, benefici e il proprio ruolo per raggiungerli. È la figura centrale nella gestione e canalizzazione dei flussi informativi, agevolando gli scambi all’interno del team, tra team e funzioni aziendali o livelli gerarchici diversi, con il cliente e gli stakeholder.

La sfida più ardua è calibrare il quantitativo di informazioni da trasmettere, che può variare in base alla situazione e alla natura dell’interlocutore. Riprendendo il concetto antico del “giusto mezzo”, in base a cui la virtù è un punto di equilibrio tra due estremi opposti, il PM deve fornire informazioni né eccessive né insufficienti: il sovraccarico cognitivo può portare alla “paralysis by analysis”, dove il processo decisionale è bloccato da un’eccessiva analisi dei dati; mentre, dal lato opposto, la carenza informativa genera incertezza e decisioni poco informate.

Per prevenire il sovraccarico informativo, il PM deve prioritizzare le informazioni, rendendole chiare e fruibili, ad esempio tramite le “kanban board”, lavagne fisiche o digitali che danno rappresentazione visiva al flusso di lavoro, mettendo in evidenza i compiti prioritari. D’altra parte, per evitare carenze informative, il PM può servirsi di una checklist delle informazioni essenziali per ogni fase progettuale.

Le soft skill richieste al project manager

Oltre a gestire l’allineamento e aggiornamento continuo, il PM è un abilitatore chiave delle relazioni, dalla gestione delle aspettative all’ingaggio di team e stakeholder, dalla risoluzione di conflitti alla negoziazione. Queste attività richiedono numerose soft skill comunicative e interpersonali. Di seguito un elenco delle principali.

• Flessibilità: adattare stile e contenuti di comunicazione in base al pubblico (es. dettagli tecnici per il team di progetto, visione strategica di alto livello per gli stakeholder);
• Ascolto attivo: raccogliere bisogni, preoccupazioni, feedback, affrontando con approccio proattivo eventuali problemi;
• Chiarezza, tempestività e precisione: garantire piena trasparenza e comprensione dei messaggi;
• Spirito critico: verificare le ipotesi con fatti e dati concreti, superando il bias di conferma, che porta a rifiutare informazioni in contrasto con le proprie convinzioni;
• Apertura mentale: incentivare il pensiero creativo, esplorando diverse opzioni e prospettive;
• Sensibilità a inclusione e diversità: assicurare la piena partecipazione, tramite l’uso di un linguaggio condiviso e rispettoso delle differenze culturali, organizzative e linguistiche.

Riunioni brevi ed efficaci

Queste skill trovano applicazione in una serie di best practice di comunicazione che un PM dovrebbe seguire. Un tema caldo in azienda riguarda il tempo speso in riunioni lunghe e poco utili, che includono argomenti e partecipanti non essenziali, sottraendo risorse ad attività più produttive. Benché le riunioni siano fondamentali per la comunicazione di progetto, il PM deve evitare incontri superflui e disorganizzati, invitando solo gli interlocutori necessari e fissando un limite di tempo.

Ogni riunione deve avere un ordine del giorno chiaro, obiettivi precisi e risultati attesi. Per massimizzare il momento del confronto, è importante inviare i materiali in anticipo, consentendo ai partecipanti di arrivare preparati. Al termine della riunione, è buona pratica per il PM riassumere, rifrasare e sintetizzare quanto concordato, identificando le azioni correttive, i responsabili e le tempistiche.

Strumenti software

Monitorare scadenze e compiti, promuovendo la collaborazione, non è sempre facile. Tuttavia, strumenti di Project Management, come Trello o Jira, possono supportare i team nell’organizzazione e completamento delle attività. Il PM deve conoscere le funzionalità di questi software gestionali per selezionare quello più adatto al progetto. Ad esempio, Trello è uno strumento visivo, semplice e immediato, ideale per team piccoli e progetti meno tecnici. Jira, invece, si presta meglio a progetti più articolati di sviluppo software.

Un ultimo aspetto, spesso trascurato, riguarda il ruolo del progetto come generatore di conoscenza. Se gestita in maniera strutturata, tale conoscenza consente di ottimizzare, in logica di apprendimento continuo, le performance di team e progetti. Il PM dovrebbe incentivare la raccolta e condivisione del know-how sviluppato nel corso del progetto, alimentando lo scambio interno di best practice e competenze, e registrando in template condivisi i successi e gli insuccessi. In questo modo, è possibile individuare e mettere a fattor comune le lezioni apprese e gli spunti di miglioramento per il futuro.